3 gode råd til innovationspartnerskaber

Innovationspartnerskaber er stadig en meget ny udbuds- og samarbejdsform i Europa.

Danmark var det første land i EU til at afprøve udbudsformen. Siden har andre lande igangsat innovationspartnerskaber, og der er igangsat projekter om at udvikle nye løsninger inden for blandt andet klimatilpasning, sundhed og transport.

Nu er de første erfaringer med innovationspartnerskaber blevet opsamlet i en rapport, der også opsummerer de vigtigste læringspunkter indtil nu. Ideen er, at den skal bruges af andre aktører, der selv overvejer at gå i gang med innovationspartnerskaber, forklarer Helle Holtsø, fuldmægtig i Erhvervsstyrelsen:

Både udvikling og indkøb

"Det er stadig en ny udbudsform, og derfor er der stor interesse for at blive klogere på, hvordan man kan gribe den an. Det er en af grundene til, at vi ville lave denne erfaringsopsamling. Nu står vi med friske erfaringer – lad os få dem ud med det samme," siger hun. 

Erhvervsstyrelsen har selv deltaget som opdragsgiver i et af projekterne i analysen – det handler om udvikling af nye løsninger til at hindre eller modvirke dehydrering hos ældre. Projektet er et samarbejde mellem Markedsmodningsfonden, tre kommuner (Albertslund, Esbjerg og Frederikssund) samt to konsortier. 

Det nye i udbudsformen er ifølge Helle Holtsø, at den giver mulighed for direkte indkøb og dermed kæder udvikling og potentielt indkøb sammen:

Grafik: Plaster mod dehydrering er én af de løsninger, der pt. udvikles i Norden via innovationspartnerskaber – inden for bl.a. klimatilpasning, sundhed og transport.

"Normalt vil man som offentlig aktør, der har gennemført et innovationssamarbejde og står med en prototype, skulle gå i udbud. Og så står man i den vanskelige situation, at alle bydere skal stilles lige med den part, man har udviklet løsningen med. Fordelen ved innovationspartnerskabet er, at man indgår en kontrakt, der har en købsoption i sig allerede fra udgangspunktet," siger hun.

Indkøbe noget, der ikke eksisterer

Muligheden for innovationspartnerskab kom med den nye udbudslov 1. januar 2016. Det er både en udbudsform og et udviklingssamarbejde – udbudsformen gør det muligt på én og samme gang at indgå aftale om både udvikling og indkøb.

Innovationspartnerskab bliver relevant, når en offentlig aktør ønsker at indkøbe noget, der endnu ikke eksisterer på markedet. Det vil sige når den offentlige part har et behov, som ikke kan dækkes af de nuværende løsninger fra eksterne leverandører.

Tidligere måtte den offentlige aktør i den situation indgå i et indledende innovationssamarbejde med en eller flere virksomheder. Men når den offentlige aktør skulle indkøbe den udviklede løsning, var det ikke muligt uden forudgående udbud. I den forbindelse kunne der opstå problemer med inhabilitet, IPR-rettigheder osv. Den nye udbudsform håndterer disse udfordringer.

Endnu et værktøj i skuffen

Med innovationspartnerskaber er der endnu et værktøj i skuffen til at skabe innovative samarbejder mellem den offentlige og private sektor, forklarer Rikke Bastholm, direktør for Innoba.

Innovationsvirksomheden har udarbejdet den nye analyse for Erhvervsstyrelsen og har også udviklet en step-by-step procesmodel til, hvordan man gennemfører et innovationspartnerskabsudbud, sammen med advokatfirmaet Lundgrens. Procesmodellen anbefaler 5 faser, som kan ses herunder:

Grafik: Innoba og advokatfirmaet Lundgrens har udviklet en step-by-step procesmodel til, hvordan man gennemfører et innovationspartnerskabsudbud.

"Den nye udbudsform kan noget," siger Rikke Bastholm og fortsætter:

"Det allerbedste ved udbudsformen er, at man kæder indkøb og udvikling sammen. På den måde sikrer man sig, at når man udvikler noget nyt, er det fordi, man også har en vilje til at ville indkøbe og implementere det. Der er mange former for OPI (offentlig-privat innovationssamarbejde, red.). Den her type af OPI kan noget særligt ved at have så stort et fokus på direkte implementering."

Skal ikke lade sig afskrække

COI har tidligere beskrevet et af de andre projekter, der er med i den nye analyse. Et skybrudsprojekt på Frederiksberg, hvor brugen af innovationspartnerskaber har ført til unikke måder at håndtere den stigende mængde regnvand.

Læs også: Skybrud + bytræer + partnerskab = vandtæt løsning

Rikke Bastholm understreger, at både problemet og den økonomi, man har til at løse det, skal op i en vis størrelsesorden, før man skal overveje et innovationspartnerskabsudbud. Men at man derudover ikke skal lade sig afskrække af den nye metode:

"Man skal ikke tænke 'uha nej' og 'det er alt for omfattende og krævende'. Selvfølgelig skal man have en vis fornemmelse for, at man vil have udviklet en løsning, som man er klar til at implementere inden for en overskuelig fremtid. Men det behøver ikke være et projekt til 35 mio. kroner, der tager fire år," siger hun og fortsætter:

Mulighed for at gå i dialog

"Når man gør det på den her måde – via et innovationspartnerskabsudbud – får man tænkt implementering med fra start i sin udviklingsprojekter. Det er en af de helt store styrker. Og efterhånden, som der er gennemført flere og flere innovationspartnerskaber, er der mulighed for at gennemføre dem meget mere effektivt, fordi man nu har lært noget," siger Rikke Bastholm.

Helle Holtsø fra Erhvervsstyrelsen tilføjer om styrkerne ved den nye udbudsform:

"En styrke er, at udbudsloven nu eksplicit tager hånd om, at man kan gå i dialog med markedet, inden man går i udbud. Det er en fordel. Når du som indkøber ikke har det fulde overblik over, hvad der findes på markedet, eller hvilke nye muligheder, der er,sig, kan du nu få viden ved at lave en markedsdialog inden. Der har måske været en tendens til, at man tidligere været lidt tilbageholdende med at gå i dialog med mrkedet," siger hun.

"Det andet er, at den offentlige aktør får noget, der er fuldstændig skræddersyet til deres behov og rutiner. Samtidig får det konsortium, der udvikler løsningen, en helt unik indsigt i de faktiske behov og de brugere, der anvende løsningen. Det er en meget positiv oplevelse at være en del af," fortsætter hun.

Tre gode råd til andre

Fra analysen fremhæver Rikke Bastholm en væsentlig pointe om, at nøglen til det gode innovationspartnerskab ligger i samudviklingen. For at det skal lykkes at samarbejde på en ny måde kræver det ifølge hende, at man går ind med tillid og åbenhed og er villig til at tænke nyt i stedet for bare at gøre, som man plejer.

I analysen opsummerer hendes virksomhed Innoba 10 centrale pointer, som de offentlige og private aktører, ud fra deres overordnede tværgående indsigter og erfaringer, peger på:

1. Al begyndelse er svær. Processen tager tid især første gang.
2. Innovationspartnerskab som både udbuds - og samarbejdsform er egnet til innovation på mange niveauer.
3. Det er i den tætte samudvikling mellem ordregiver, leverandører, brugere og eksperter at den virkelige værdi af innovationspartnerskabet skal findes.
4. Det klare link mellem udviklingsaktiviteter på den ene side og indkøb samt implementering på den anden side giver mening og er en stor styrke.
5. Innovationspartnerskaber styrker det tætte samarbejde og partnerskab internt og mellem de offentlige og private aktører på mange niveauer.
6. Muligheden for markedsdialog og den indbyggede løbende forhandling giver et bedre udbudsforløb og et mere effektivt samarbejde frem mod brugbare løsninger.
7. Udbudsformen er særligt egnet til større projekter, hvor der er budget, ledelsesvilje og et klart behov.
8. Det er både en styrke og en udfordring, at man skal arbejde med prissætning i forbindelse med kontraktindgåelse – inden løsningen er udviklet.
9. Det er hensigtsmæssigt at trække på stærke proces - og innovationskompetencer særligt i de tidligere faser.
10. Den fælles vilje til innovation, gensidig tillid og ændrede roller er forudsætninger for at lykkes.

Derudover giver Rikke Bastholm disse tre gode råd til offentlige aktører, der gerne selv vil i gang med innovationspartnerskaber:

1. Byg på den viden, der allerede er

"Lad være med at starte forfra. Der findes allerede en del erfaringer – både i forhold til, at den her udbudsform kan bruges til ret mange forskellige ting, og måder at gøre det på. Få fat i nogen, der har viden om det her, eller noget, der har prøvet det før – eller begge dele. Og brug det! Lad være med at starte forfra selv. Byg videre på de erfaringer, der allerede er. Det er vigtigt," siger Rikke Bastholm.

2. Find de gode samarbejdspartnere, som vil det her

"Find de gode og de rigtige samarbejdspartnere. Som vil det her. Få opbygget den nødvendige tillid til hinanden og en vilje til innovation. For det er den indstilling og vilje, der skal bære det igennem. Der kan siges rigtig meget om, hvordan man så gør det – og der er også regler, der skal overholdes. Men sørg for at vælge nogen, som har viljen og indstillingen, og som du kan opbygge et tillidsfuldt forhold til, hvor I kan lave noget innovation," siger Rikke Bastholm.

3. Vær effektiv i dine processer

"Det her er ikke noget, du kun kan gå i gang med, hvis du har fire år og en hel masse ressourcer. Det behøver ikke at være så omfattende. Det handler rigtig meget om at være effektiv i sine processer. Vær smart i din planlægning så det ikke bliver et uoverskueligt stort projekt men noget, der er effektivt og værdiskabende for alle parter. For det er vigtigt at få sagt, at der er stor værdi i det her. Og så svært er det ikke. Så det er bare med at komme i gang," Rikke Bastholm.

Læs Innobas rapport om europæiske erfaringer med OPI og innovativt udbud her >