De 3 bedste råd til spredning af offentlig innovation

Spredning af innovation er vigtigt.

Det ved vi i Center for Offentlig Innovation, hvor vi arbejder for at understøtte spredning af innovation i hele den offentlige sektor – på tværs af kommuner, regioner og i staten.

Ved at sprede offentlig innovation kan vi sørge for, at de gode løsninger lever videre og skaber værdi flere steder – så vi kan stå på skuldrene af hinandens arbejde og ikke behøver at opfinde den dybe tallerken hver gang.

Plads til forbedring

COI's Innovationsbarometer viser, at 74 procent af de offentlige innovationer er genbrug af andres løsninger. Enten inspireret af andres løsninger, men tilpasset væsentligt til ens egen kontekst, eller kopieret fra andre. Det fører til færre udviklingsomkostninger og færre risici ved at indføre noget helt nyt, når andre har prøvet løsningen af og behandlet de værste ’børnesygdomme’ først.

Men tallene viser også, at der ved hver tredje innovation ikke bliver gjort noget aktivt for at sprede den.

Læs mere om spredning af offentlig innovation her > 

Der er med andre ord plads til forbedring. For selvom man ofte har gode intentioner om at dele erfaringer og resultater – både undervejs og når innovationen har skabt værdi – sker det ofte, at man bliver ramt af travlhed og nye projekter, så man aldrig får det gjort, forklarer relationschef i COI, Majken Præstbro:

Skal fjerne barriererne

"Når man arbejder i den offentlige sektor, ved man godt, at det skal være til gavn for borgerne og skattekronerne. Vi har den fordel, at vi ikke er i konkurrence mod hinanden, men kan lære af hinanden og deles om de gode løsninger. Jeg har endnu ikke mødt nogen, der ikke vil det, men der kan være praktiske ting, der gør, at man ikke føler, at det er muligt. Derfor skal vi have fjernet barriererne og gøre det nemmere at skabe den rigtige kultur," siger Majken Præstbro.

Foto: COI har længe været fortalere for at blive bedre til at stjæle hinandens gode løsninger – her til World Government Summit 2017 i Dubai.

Her er hendes tre bedste råd til arbejdet med spredning af offentlig innovation:

1. Stjæl med stolthed og kreativitet 

Det kreative består i ikke kun at stjæle en god løsning og prøve at kopiere den direkte. Vi skal i højere grad være kreative i vores måde at 'stjæle' på og tage, hvad vi kan bruge af både selve løsningen og vejen dertil.

"Vi skal i højere grad rage til os med arme og ben og tage, hvad vi kan bruge. Spredning handler ikke kun om at genbruge de andres konkrete løsning, men også om at lære af deres erfaringer, læse deres testrapporter, se deres nye måde at arbejde på, bygge videre på deres indsigter og undren. Og når vi deler, skal vi ikke være så bange for, at de ikke kan bruge løsningen 100 procent, som den er – for det kommer de ikke til alligevel," siger Majken Præstbro og fortsætter: "Det er så sjældent, at løsninger kan kopieres 1:1, og derfor bliver vi nødt til at forholde os kreativt til det." 

Som et eksempel på en kreativ spredning af en løsning nævner hun Forsvarets Hovedværksteder, der står for reparation og vedligeholdelse af bl.a. Forsvarets kampvogne. Det er en dyr post for Forsvaret, bl.a. fordi kampvognene skal transporteres hjem, når de skal på værkstedet. Derfor lod direktøren for Forsvarets Hovedværksteder sig inspirere af arbejdet med telemedicin på sundhedsområdet, hvor sundhedspersonale via teknologi kan følge, forebygge og behandle borgeren, alt imens borgeren sidder i hjemmet.

Det har ført til, at mange reparationer nu kan gennemføres, der hvor kampvognen befinder sig, ved at lade reparatørerne guide og uddanne de soldater, der opholder sig der, ved hjælp af teknologiske løsninger og en sikker telefonlinje:

"Tanken var: Hvis man kan 'telereparere' KOL-patienter og kronisk syge, mens de er i hjemmet, i stedet for hele tiden at skulle hive dem ind på klinikken eller hospitalet, må man også kunne bruge det, når der skal repareres tanks. Så nu bliver tanks i Irak og Afghanistan med "telemedicin". Det er en kreativ måde at stjæle på, hvor man ikke tager hele løsningen og kopierer den, men i stedet oversætter fra én virkelighed til sin egen og bruger selve princippet og det, der giver mening. Hvem sagde best practice?" siger Majken Præstbro.

Foto: COI har udviklet Spredningsguiden, som to hold tyvstartere afprøvede som de første. Bl.a. blev en løsning spredt fra Næstved til Herlev-Gentofte Hospital.

Til denne del af processen kan man ifølge hende med fordel anvende Spredningsguidens værktøj 'Tilpas', der hjælper med at afklare, om innovationen kan fungere i andre kontekster: Hvilke dele af innovationen, der kan kopieres, hvad der skal tilpasses, hvad der ikke kan bruges, og hvad der eventuelt skal nyudvikles. Majken Præstbro forklarer, at det er vigtigt, at man gennem hele processen er ærlig over for sig selv og andre om, hvilke udfordringer og kritik, man møder, og hvilke fejl, der blev begået. Men man skal også være stolt og fortælle begejstret om de sejre, der har været og den forskel, det har gjort for borgerne:

"Stjæl både principper og praksis, del jeres mellemregninger – I kan ikke vide, hvad andre bliver inspireret af. Og husk at vise både sølvtøjet og vasketøjet frem," siger hun.

2. Tænk spredning ind fra begyndelsen

Hvor det første råd er at stjæle med stolthed og stor kreativitet gennem hele processen, er det andet råd at samarbejde med andre om spredning af en løsning helt fra begyndelsen af innovationsprocessen.

Majken Præstbro anbefaler en tidlig og systematisk tilgang til spredning af offentlig innovation, så endnu flere kan få glæde af den nye løsning:

"Det kan føles som ekstraarbejde eller gøres til et spørgsmål om at brande sin organisation, hvis man først deler, når innovationen er implementeret, og man selv er videre til andre opgaver. Derfor vil jeg gerne opfordre til, at I samarbejder med andre om at udvikle eller købe innovative løsninger," siger Majken Præstbro.

Begynd gerne innovationsarbejdet med at undersøge, hvem der ellers kunne have glæde af denne type innovation, eller hvem der står over for de samme udfordringer som jer. Kontakt arbejdspladser af samme type og del jeres udfordringer med hinanden. Måske kommer I frem til, at de har samme udfordringer, eller at de allerede har løst udfordringen.

Er det tilfældet, at de allerede har en løsning, er spredningen godt i gang. Så kan I gå i gang med at genbruge den. Står de derimod over for samme udfordring, kan I med fordel samarbejde om at udvikle en løsning:

"Der vil være rigtig mange offentlige arbejdspladser, som kan finde samarbejdspartnere med de samme udfordringer. For eksempel genkender mange erhvervsskoler problemer med frafald, mange kommuner modtager patienter tidligere hjem fra operationer, end de gjorde før, og det kræver nye kompetencer at kunne pleje borgerne og nye teknologier at gøre dem selvhjulpne. Flere steder er der et behov for at spare tid og penge på visitationer, udeblivelser og persontransporter, og der er mangel på de samme typer af medarbejdere rundtomkring. For blot at nævne nogle få eksempler, der kalder på gensidig inspiration og samarbejde om at tænke nyt," siger Majken Præstbro.

Foto: Professor Jacob Torfing skrev i 2015 en analysen 'en succesfuld spredningshistorie' af projektet Cykling Uden Alder.

Et samarbejde mellem flere ad gangen vil ofte give et stærkere grundlag og økonomi til at samarbejde med eksempelvis private virksomheder og vidensinstitutioner.

”Lav gerne en arbejdsdeling, hvor I afprøver forskellige løsninger eller ideer af i forskellige kontekster. Hver især tester I bare en lille del og mødes så og sammenligner noter – det kunne jo være, at den ene kommune testede den ene ting og den anden kommune testede den anden ting og en tredje kommune en tredje ting. Så får I en mere robust løsning, fordi den er udviklet til og/eller testet af flere steder, og I har tænkt over flere ting undervejs. Og I står stærkere økonomisk, hvis I skal købe noget,” siger Majken Præstbro.

3. Det fysiske møde er vejen frem

Det er vist i forskningen af spredning af innovation, at tillidsfulde relationer sætter skub i spredning af innovationer. I Innovationsbarometeret spørger vi dem, der har genbrugt en innovation, hvordan de hørte om den. Top 3 er kanaler, der alle har det fysiske møde som omdrejningspunkt.

Det er især i de faglige netværk, hvor medarbejderne deler nye arbejdsgange og metoder med hinanden – eksempelvis sygeplejerske til sygeplejerske – og på konferencer, hvor der er mulighed for at mødes og tale med andre inden for samme arbejdsområde. Også ens arbejdsplads er et sted, hvor innovation bliver spredt – det kan være en ny chef, som tager noget med fra den gamle arbejdsplads, eller kolleger, der har været ude til netværk, hvor de har hørt om, hvordan andre gør og taget ideer med hjem.

Omvendt er det et fåtal, der genbruger innovationer, de kun har læst om på en hjemmeside eller i et nyhedsbrev:

"Det betyder ikke, at vi skal holde op med at fortælle om det på vores hjemmeside. Men vi skal bare ikke bruge så meget krudt på det eller tro, at vi er færdige, når vi har gjort det. For hvordan skaber man den tillid, der skal til for, at man kan være ærlig og dele både gevinster og fejl? Det gør man ved at mødes, gennem relationer. Den tillid kan man ikke opbygge på en hjemmeside eller i en mail," siger Majken Præstbro.

Derfor handler det ifølge hende om at sætte det i system og gøre det, der virker:

"Og budskabet må her være til lederen, at man skal fjerne barriererne og det, der står i vejen for, at de relationer opstår. Dels kan du sætte spredning på dagsordenen ved at kræve af dine medarbejdere, at de går ud og deler, hvad de laver, og at de kommer hjem med inspiration, som du aktivt lytter til. Hvis de har været væk, så lad være med at være irriteret over, at de nu er en dag bagud, men spørg dem, hvad de har oplevet, og om de har en god idé med hjem, der kan forbedre jeres arbejde eller inspirere kolleger," siger Majken Præstbro.

Hvis det lykkes at opdyrke en kultur, hvor man bliver ligeså stolt, og det føles lige så kreativt at sige, at man har stjålet en god idé i Rødovre som at sige, at man selv har opfundet noget nyt, er man godt på vej, siger Majken Præstbro. Man skal gøre det, der virker. Og det, der virker allerbedst til at sprede innovation, er fysiske møder.

Se flere tal og fakta om spredning i Innovationsbarometeret her >