5 ting vi kan lære af GovTech-programmet

Hvordan kan nye digitale løsninger hjælpe til at indhente bedre og mere struktureret data fra forbrugerne i deres klagesager? Hvordan scanningsteknologi bruges til at lette processen i forbindelse med produktkontroller?

Det er to af de spørgsmål, der skal undersøges i anden runde af GovTech-programmet – en udfordringsbaseret indsats, som første gang blev iværksat i 2018, og som skal understøtte øget samarbejde mellem den offentlige sektor og teknologivirksomheder om innovative løsninger.

GovTech-programmet er skabt i samarbejde mellem Erhvervsministeriet og Digitaliseringsstyrelsen. Læs mere om GovTech-programmet på programmets hjemmeside her >

Går problemdrevet til værks

Første runde af GovTech-programmet bestod af fire udfordringer og blev afsluttet i august i år. Anden runde består af seks udfordringer fra Sikkerhedsstyrelsen, Erhvervsministeriet, Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen (Forbruger Europa), Digitaliseringsstyrelsen, Miljø- og Fødevareministeriet og Aarhus Kommune.

 

Anden runde afsluttes i februar 2020.

"GovTech-programmet handler om at gå problemdrevet til værks. Derfor bruger vi også meget energi på fra begyndelsen at forstå udfordringsejerens problem – og den udfordring, de egentlig ønsker at løse. For hvis problemet ikke er skarpt nok defineret, er det meget svært at gå ud til markedet og forklare, hvad der skal løses. Men det er også svært for den offentlige part at finde den rigtige løsning – hvor banalt det end kan lyde – hvis man ikke har forstået sin egen udfordring godt nok. Så er der stor risiko for, at det rammer forbi skiven," siger Niels Martin Andersen, der er projektleder på GovTech-programmet og chefkonsulent i Erhvervsministeriets Disruption Taskforce.

Går glip af gode løsninger

Han forklarer, at GovTech-programmet er startet både for at styrke udviklingen af private virksomheder (også kaldet GovTech-virksomheder), som kan levere innovative teknologiske løsninger ind til den offentlige sektor.

Og for at udvikle den offentlige sektor, som kan bruge fleksible udbudsformer og en solid indkøbsmuskel til at få endnu flere gode løsninger ind på deres udfordringer.

"En del af det handler også om, at vi som offentlige aktører skal være gode til at kunne samarbejde med alle typer virksomheder, store såvel som små. Derfor kigger vi meget på: Hvordan kan vi gøre det lettere for mindre virksomheder at komme ind? For der kan vi se, at vi nogle gange opstiller barrierer, som måske ikke er nødvendige, og som gør, at de mindre ikke kan være med. Og der risikerer vi at gå glip af de gode, innovative løsninger, de måtte have," siger Niels Martin Andersen.

Kører i forskellige spor

I praksis kører GovTech-programmet i flere etaper: Først identificeres en række konkrete udfordringer i den offentlige sektor, som formentlig kan løses – men hvor der samtidig er usikkerhed om måden, udfordringen skal adresseres på, og manglende overblik over de aktører, der findes på markedet.

Derefter identificeres de danske og internationale virksomheder, der kan være relevante, og interesserede virksomheder kan samtidig tilmelde sig via hjemmesiden. Ud fra det samlede antal virksomheder, som tilmelder sig, udvælges to-tre virksomheder, som inviteres ind.

Foto: Niels Martin Andersen er projektleder på GovTech-programmet og chefkonsulent i Erhvervsministeriets Disruption Taskforce.

Herefter begynder en markedsdialog på fem uger mellem udfordringsejeren, virksomhederne og konsulentvirksomheden (PUBLIC) som mediator og oversætter.

Med hjælp fra Disruption Taskforce samt domæneeksperter på de forskellige fagområder, som kan bistå begge parter i dialogen.

Efterladt på sikker grund

Efter de fem uger afholdes en præsentationsdag, hvor virksomheder over for topledelsen hos de respektive udfordringsejere fortæller om deres syn på den konkrete udfordring og fremlægger et Proof of Concept for at illustrere, hvordan de ville kunne løse den.

Samtidig bærer Erhvervsministeriet de forskellige bud ned til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, som kommer med skriftlig anbefaling til, hvilken udbudsform udfordringsejeren bedst kan anvende for at adressere det konkrete behov. Den anbefaling markerer samtidig afslutningen på processen:

"Så efterlader vi vores udfordringsejere med den viden, de har fra markedsdialogen, og på sikker grund med hensyn til at lave et udbud i en form, der bedst opfylder deres behov," siger Niels Martin Andersen.

Giver viden og indsigt

Han forklarer, at de deltagende virksomheder naturligvis ikke er sikre på at vinde et efterfølgende udbud:

"Det gør vi meget klart: Virksomhederne må ikke gå ind i det her, fordi de regner med, at der automatisk kommer et udbud efterfølgende. Hvis virksomhederne går ind i det med den forventning, så risikerer de at blive skuffede. Der er mulighed for at spille sig på banen og inspirere, og der er også mulighed for at lære en masse om, hvordan den offentlige sektor fungerer, men der er ingen garantier," siger Niels Martin Andersen.

 

 

De deltagende offentlige virksomheder får også brugbar og nyttig viden med hjem, siger han:

"Det vi hører fra de deltagende myndigheder i første runde er, at det gav dem meget mere viden om, hvilke muligheder der var i markedet, foruden input til at lave deres specifikke udbud – herunder om det skulle være en af de fleksible udbudsformer, altså udbud med forhandling, konkurrencepræget dialog eller et innovationspartnerskab. De fik også øjnene op for, at der faktisk er mange andre aktører på markedet end dem, de normalt havde tænkt sig at ringe til," siger Niels Martin Andersen.

Flere skal få øjnene op

I første runde af GovTech-programmet blev der skabt match på alle fire udfordringer. Den 18. november er der deadline for at tilmelde sig anden runde.

Niels Martin Andersen forklarer, at håbet er, at endnu flere offentlige arbejdspladser får øjnene op for den problemdrevne tilgang til udbud, markedsdialogen og fleksible udbudsformer:

"Tit giver det mening at bruge de fleksible udbudsformer, fordi du netop har mulighed for at have en dialog med ordregiveren i stedet for, at du laver et udbud, og så er der noget, I ikke kan blive enige om, og så falder det hele til jorden," siger han.

Her er de fem ting, han mener, vi indtil videre kan lære af GovTech-programmet:

Vælg den rigtige udfordring – og vær skarp

Identificér en konkret udfordring, som bør løses – men som har behov for yderligere markedsdialog for at skabe forståelse for, hvordan private virksomheder kan bidrage til at løse udfordringen. Vær også sikker på, at den måde, du definerer udfordringen på, rent faktisk er den rigtige. Altså: Har I selv forstået det reelle problem, eller skal I først tage nogle iterationer på at forstå og konkretisere det?

 

Vær åben i forhold til løsningen

Gå problemdrevet til værks og lad være med at definere løsningen på forhånd. Hvis du allerede har besluttet dig for, at det skal være en hjemmeside, og den skal være blå – så spilder vi alles kræfter. Hav i stedet et åbent sind i forhold til, hvordan udfordringen skal adresseres og løses. For ofte har man ikke det fulde overblik over de aktører og muligheder, der findes på markedet – og derfor risikerer man at udelukke gode løsninger på forhånd.

 

Afsæt nødvendig tid og ressourcer

Vil du give dig i kast med markedsdialog, er det vigtigt, at du afsætter den tid og de ressourcer, der er nødvendig. Hvis de deltagende virksomheder skal have noget ud af det, skal de have mulighed for at tale med dem, der ejer udfordringen, for virkelig at forstå til bunds, hvad det handler om. Omvendt risikerer den offentlige part heller ikke at få noget ud af det og få den løsning, den har brug for, hvis ikke nødvendig tid og ressourcer er afsat.

 

Find den rigtige udbudsform

Fleksible udbudsformer er ofte et rigtig godt alternativ til mere almindelige udbud eller begrænsede udbud. Præcis hvilken udbudsform, der passer bedst, afhænger af den konkrete situation – det kan være udbud med forhandling, konkurrencepræget dialog eller innovationspartnerskaber, men der er også andre måder at få innovation ind i et udbud. Vælg den rigtige udbudsform ud fra det konkrete behov.

 

Brug ny viden til at sætte fart

GovTech-programmet er en effektiv måde at blive skarp og accelerere ens tanker om, hvordan man løser en given udfordring, som andre også kan bruge. Det kan fx være svært at overskue, hvordan man bruger ny teknologi til at løse en myndighedsopgave. Det skal man have en fornemmelse af, før man kan formulere et udbud, og derfor er det en metode til at accelerere og konkretisere kravsspecifikationen til det udbud, man forventer at lave.