Sådan skaber IDE-sporet løsninger i Banedanmark

"Det skal være nemmere at være medarbejder i Banedanmark."

Sådan cirka lyder missionen for Banedanmarks digitale lab 'IDE-sporet', der siden 2018 har arbejdet på at skabe nye og bedre digitale løsninger for virksomhedens ca.  2.500 medarbejderne.

Det digitale lab, der består af to medarbejdere og en teamleder, har bl.a. udviklet en app, der gør det nemmere for teknikere at rette fejl på et sikringssystem ude ved sporene, så fejlene kan rettes både hurtigere og med lavere forbrug af reservedele.

Video: Tine Munch Pedersen giver sine fire bedste råd til andre, der vil lave en innovationsenhed.

Handler om medarbejderne

App'en gør det muligt både at blive guidet i, hvordan komplicerede fejl rettes, og at slå op i det bagvedliggende IT-system, så teknikerne nemt kan tjekke, om der har været lignende fejl på det konkrete sikringssystem før.

IDE-sporet har også ryddet op i processen, når medarbejdere skal registrere tjenestekørsler, og udviklet en prototype på et nyt system, der gør, at medarbejdere bedre kan holde styr på deres sikkerhedscertificeringer – og blive mindet om det, når de skulle have en ny certificering.

"Vi forsøger hele tiden at finde bedre løsninger på ting, der driller medarbejderne. Det er dem, det handler om. Om det så er ude i infrastrukturen, hvor et eller andet problem bliver ved med at opstå, eller om det er mere administrative ting, hvor det bøvler på en eller anden måde," siger Tine Munch Pedersen, teamlader for IDE-sporet i Banedanmark.

Innovation på dagsordenen

"Vi arbejder ud fra en design thinking-tilgang og sørger altid for at inddrage de medarbejdere, der berørt af det konkrete problem. I praksis ved først at prøve at forstå det problem, vores kolleger her, og derefter lave et sprintforløb på fem dage, hvor vi udvikler en prototype og tester den af på sidstedagen," fortsætter hun.

IDE-sporet har også ryddet op i processen, når medarbejdere skal registrere tjenestekørsler, og udviklet en prototype på et nyt system, der gør, at medarbejdere bedre kan holde styr på deres sikkerhedscertificeringer – og blive mindet om det, når de skulle have en ny certificering.

"Vi forsøger hele tiden at finde bedre løsninger på ting, der driller medarbejderne. Det er dem, det handler om. Om det så er ude i infrastrukturen, hvor et eller andet problem bliver ved med at opstå, eller om det er mere administrative ting, hvor det bøvler på en eller anden måde."

"Vi forsøger hele tiden at finde bedre løsninger på ting, der driller medarbejderne. Det er dem, det handler om. Om det så er ude i infrastrukturen, hvor et eller andet problem bliver ved med at opstå, eller om det er mere administrative ting, hvor det bøvler på en eller anden måde," siger Tine Munch Pedersen, teamlader for IDE-sporet i Banedanmark.

Innovation på dagsordenen

"Vi arbejder ud fra en design thinking-tilgang og sørger altid for at inddrage de medarbejdere, der berørt af det konkrete problem. I praksis ved først at prøve at forstå det problem, vores kolleger her, og derefter lave et sprintforløb på fem dage, hvor vi udvikler en prototype og tester den af på sidstedagen," fortsætter hun.

Foto: IDE-sporet er en lille enhed bestående af en teamleder og to ansatte. Det digitale lab arbejder ud fra en design thinking-tilgang.

Tine Munch Pedersen har været ansat i Banedanmark siden 2017, hvor styrelsen etablerede en ny sektion for Data & Digitalisering.

Som noget af det første skulle den nye sektion lave en data- og digitaliseringsstrategi, og Tine Munch Pedersen satte sig hurtigt for at få innovation på dagsordenen:

Meget kunne gøres bedre

"I den korte tid, jeg havde været ansat, kunne jeg se, at mange ting kunne forbedres og gøres nemmere for medarbejderne. Derfor satte jeg mig for at formulere et bud på, hvordan man kunne gøre, under overskriften 'innovation og brugerfokus'," siger hun.

Det endte med at blive et af to strategiske fokusområder, som direktionen efterfølgende udvalgte. Herefter gik Tine Munch Pedersen og resten af Data & Digitalisering i gang med at definere, hvad der skulle arbejdes med, hvordan og med hvilket formål:

"Vi lavede en Proof of Concept-periode, hvor vi først definerede hvilken metode, vi ville bruge, og derefter brugte et halvt år på at prøve metoden af med to konkrete problemstillinger. Det skulle bevise, at metoden ville skabe værdi i Banedanmark. Og det konkluderede direktionen heldigvis, at den ville. Både fordi vi fik skabt en masse samarbejde på tværs, og fordi vi rent faktisk beviste, at vi kunne løse en problemstilling på ret kort tid ved hjælp af den tilgang," siger Tine Munch Pedersen.

Få bevist nogle successer

Siden da har IDE-sporet arbejdet med at identificere og løse konkrete problemstillinger. Nogle får de ind via henvendelser fra ansatte i Banedanmark, andre snuser de selv op.

"Noget kommer også fra topledelsen, hvis der er et problem, de gerne vil have, at vi kigger på. Det handler meget om hurtigt at få bevist nogle successer, som man så skal kommunikere ekstremt meget om for at skabe den efterspørgsel. Vi gjorde en dyd ud af fra starten at få produceret nogle gode historier, der gjorde, at vi kunne sige: 'Det her er noget, der virker. Vi kan skabe løsninger på kort tid'," siger Tine Munch Pedersen.

Typisk arbejder de tre ansatte i IDE-sporet med to projekter ad gangen: Et udviklingsprojekt, hvor teamet er ved at forstå problemet eller ved at udvikle og teste en prototype. Og et implementeringsprojekt, hvor en konkret løsning er ved at blive implementeret i driften.

Gammelt sikringssystem

Det er eksempelvis tilfældet for app'en, der gør det nemmere for teknikere at rette fejl på et sikringssystem ude ved sporene.

Her identificerede IDE-sporet en udfordring med det gamle sikringssystem til elektrisk sikring, som nogle gange laver fejl. Fejlene opstår ikke særligt tit, og derfor har teknikerne svært ved at løse dem, fordi det er et enormt kompliceret system. Samtidig kan der blive mangel på reservedele, fordi systemet er så gammelt, og de medarbejdere, der ved mest om systemet, er typisk ældre medarbejdere, som snart går på pension.

Foto: De ansatte i IDE-sporet sørger altid for at inddrage de medarbejdere, der berørt af det konkrete problem.

Derfor samlede IDE-sporet nogle af de teknikere, der arbejder med systemet, og en ekspert i systemet, til et sprintforløb for at finde en løsning. Løsningen blev at samle alt relevant viden i en app, der hjælper og guider teknikerne til at løse problemet. Dels via en brugerflade, hvor teknikeren hurtigt kan klikke af, hvilke fejllamper, der lyser, og dels via en step-for-step-guide, der viser, hvordan fejlen skal rettes.

Skaber værdi længere ude

App'en giver også adgang til det bagvedliggende IT-system, så teknikerne kan se i loggen, om der har været fejl på systemet tidligere – og dermed få en indikator på, hvad der er galt denne gang.

App'en skal gerne sikre, at nødvendigheden af at bruge reservedele bliver mindre, og at fejlene bliver rettet hurtigere – hvilket i sidste ende kommer de danske togrejsende til gode:

"Det er fejl som på det gamle sikringssystem, der nogle gange bliver meldt ud som signalfejl og giver forsinkede toge. Så selvom vores målgruppe er Banedanmarks medarbejdere, skaber vores løsninger forhåbentlig også værdi længere ude," siger Tine Munch Pedersen.

Evaluering er afgørende

Hun forklarer, at den konkrete app lige nu er ved at blive implementeret:

"Det gør vi ved at rejse rundt i hele landet og holde møder med teknikerne. Vi hjælper dem med at downloade app'en, komme i gang med den og lære den at kende. Det har vi været rundt at gøre fra maj i år, og vi er ved at være færdige nu, så alle de teknikere, der arbejder med området, har adgang til app'en," siger Tine Munch Pedersen.

Når alle teknikere har fået app'en, kan det digitale lab begynde at måle effekten – endnu et afgørende punkt for IDE-sporets arbejde:

"For det første vil vi trække noget statistik ud på selve app'en i forhold til, hvor meget den bliver brugt. For ét er at have en app, noget andet er at bruge den, når man står i den stressende situation og skal rette en fejl. For det andet har vi registreringer på, hvor lang tid det tager at rette fejlene. Der vil vi forhåbentlig kunne se en effekt i, at specifikt denne type fejl bliver rettet på kortere tid. Hvilket selvfølgelig vil medføre, at færre passagerer må vente på deres tog," siger Tine Munch Pedersen.

Få skabt gode historier

Tine Munch Pedersen forklarer, at netop kommunikation er en væsentlig del af forklaringen på, at IDE-sporet er lykkes med at trænge igennem og skabe forankring og efterspørgsel i en relativt stor organisation.

Foto: Hvis man har konkret program for, hvad der skal ske, og en definition af formålet med at være der – så kan folk sagtens stille op, forklarer Tine Munch Pedersen.

Samtidig har det hjulpet at være konkrete – især i forhold til at bede om at trække ansatte ud af driften i flere dage for at deltage i et sprintforløb:

"Det nytter ikke noget at sige: 'Vi indkalder til en workshop, og vi skal prøve at tænke nogle tanker'. Nej – man skal i stedet sige: 'Vi skal løse det her konkrete problem, og det skal vi på fem dage'. Man skal være utroligt konkret i det, man beder om folk til. Både i timetal – hvor mange timer tror vi, at vi skal bruge dem – og hvorfor det er lige den person, vi skal bruge, og hvad vi i sidste ende får ud af det," siger Tine Munch Pedersen og fortsætter:

Stor velvilje fra chefer

"Det er i virkeligheden nok det, der er kommet mest bag på mig. Da vi startede, blev det hele tiden sagt, at det ikke kommer til at ske, at vi kan bede om at trække ansatte ud af driften i for eksempel to dage. De har alt for travlt, det kan vi slet ikke bede om, fik vi at vide. Men ved at have et meget konkret program for, hvad der skal ske, en definition af formålet med at være der, og hav nogle gode historier i bagagen, der viser, at det nytter noget – så kan folk sagtens stille op. Så der er en enormt stor velvilje til at være med. Også fra chefers side til at frigive deres medarbejdere."

 

Foto: Et eksempel på en løsning, IDE-sporet har udviklet – FST-hjælperen, der hjælper teknikere med hurtigere og nemmere at rette fejl på et gammelt sikringssystem

 

Teamlederen forklarer, at det digitale lab samtidig altid forsøger at finde nye måder at bruge eksisterende systemer, så der ikke altid skal udvikles nyt:

"Vi har altid en periode sideløbende med, at vi udvikler en prototype, hvor vi ser, om der kunne være nogle af vores standardsystemer eller løsninger, der kan løse problemet. 

Det er også én af vores gevinster: At vi har bevist, at man godt kan lave digitale løsninger i stort og komplekst IT-landskab, som sådan en stor virksomhed jo har. Og at vi i den proces ikke kun altid har opfundet nyt, men også bare brugt nogle af de muligheder, som var i det eksisterende landskab, men som ikke blev brugt," siger Tine Munch Pedersen.

En afsmittende effekt

Trods det digitale labs beskedne størrelse tror hun, at måden at tænke og arbejde på har en afsmittende effekt på resten af organisationen:

"Jeg tror, det har en afsmittende effekt i og med, at vi oplever, at folk kommer til os og er nysgerrige eller fordi de vil have løst et problem," siger Tine Munch Pedersen.

"Vi har også holdt en dag med fokus på design thinking, hvor vi havde omkring 60 deltagere, og omkring 10-15 procent af alle medarbejdere i Banedanmark er medlem af en gruppe på vores interne sociale medie, som handler om det her. Sådan var det slet ikke i starten. Men vi håber, at vi – ud over at skabe bedre løsninger for medarbejderne – kan være med til at styrke den innovative tankegang i hele virksomheden," siger teamlederen.

FIRE GODE RÅD

Se hendes fire bedste råd til andre, der vil lave en innovationsenhed, herunder – eller i videoen øverst i artiklen:

 

Vær meget konkret

"Det første råd til virksomheder, der ønsker at lave en lignende enhed som vores, er, at man skal være meget konkret. I stedet for at gå ud at sige: 'Vi vil gerne lave noget innovation, vi vil gerne lave en spændende workshop', skal man sige: 'Vi vil gerne løse dette specifikke problem, vi vil gøre det på denne måde og vi forventer at få dette resultat'. Resultatet behøver ikke at være defineret på forhånd – men der er brug for en form for forventningsafstemning. Og så er det rigtig vigtigt, at man har et bud på, hvor meget tid man skal bruge medarbejderne og lederne i for eksempel sit sprint."

 

Få hurtigt skabt succeshistorier

"Det næste gode råd, jeg gerne vil give, når man skal starte sin innovationsenhed op, er at man skal sørge for at få skabt nogle succeshistorier. Man skal sørge for at tage fat i nogle problemstillinger, som man har en god fornemmelse af, at man rent faktisk kan løse. For når man så har løst problemstillingen og kommunikerer højt og tydeligt om det, vil der automatisk komme nye problemer fra resten af virksomheden, som man kan få lov til at være med til at løse."

 

Husk fokus på implementering

"Et tredje godt råd – taget fra vores erfaringer – er, at man er nødt til at sørge for, at ens udviklede løsning bliver overført fornuftigt til drift og implementeret. Det er ikke sådan hos os, at vi kan komme med en løsning eller en prototype, og så står der nogen klar til at tage imod den. Vi udvikler den færdige løsning, og vi implementerer den, og vi sørger også for, at der er taget højde for, hvordan den skal driftes. Det er rigtig vigtigt."

 

Sørg for klart defineret ejerskab

"Det sidste gode råd er først og fremmest at give sig i kast med problemer, hvor der er et klart defineret ejerskab. Det kan være rigtig svært at få lavet løsninger, hvis ingen rigtig mener, at de ejer problemet. Så enten skal der fra starten være et klart ejerskab, eller også skal man sørge for at få det på plads, inden man begynder."