Ny teknologi? Her er 3 vigtige huskeregler

Teknologi fylder meget i alle dele af samfundet – også i den offentlige sektors opgaveløsning. Her bliver den brugt i mange forskellige sammenhænge:

Vi bruger velfærdsteknologi som automatiske medicindispensere til at undgå, at borgerne får forkert medicin eller glemmer at tage den. Vi bruger virtual reality til at støtte unge med angst, så de kan træne i at tage bussen eller gå i supermarkedet på tryg afstand hjemmefra.

Vi bruger intelligente skærme, 3D-print og robotteknologi for at nævne nogle af de mange nye muligheder, teknologierne giver os til at hjælpe borgerne og gøre medarbejdernes arbejde mere effektivt og sikkert.

Læs også: Er 3D-printeren fremtidens blå mænd?

Vigtigt, at vi gør det klogt

Det kan være nemt at blive teknologibegejstret og ville have fingrene i alt det nye hurtigst muligt. Eller teknologiforskrækket og slet ikke ville have noget, fordi vi er blevet opmærksomme på bagsiderne af medaljen, de etiske dilemmaer og er bange for konsekvenserne på længere sigt.

"Det er vigtigt, at vi gør det klogt, når vi bruger ny teknologi i arbejdet," understreger Majken Præstbro, relationschef i COI.

"Vi skal være i stand til at vælge, hvad vi skal bruge, hvordan viskal bruge det – og lige så vigtigt hvad vi ikke skal bruge. Det skal altid være formålet med den teknologiunderstøttede opgave, der skal styre valget eller fravalget. Altså hvorfor vi gør det," tilføjer hun.

Tre vigtige huskeregler

COI har gennem længere tid beskæftiget sig med – og indsamlet viden om – implementering og spredning af teknologiske løsninger.

Her er vi stødt på en del problematikker, som går på tværs af sektorer: Blandt andet manglende fokus på, at implementering tager tid, og en tilgang, der gør arbejdet med teknologien til rent indkøb i stedet for en konstant lærings- og udviklingsproces.

Nedenfor har vi samlet tre gode huskeregler til jer, der står over for at gøre brug af velfærdsteknologi eller andre teknologiske løsninger.

Har du forslag til andre ting, der er vigtige at huske – eller andre input, du vil dele? Så skriv meget gerne en kommentar nederst på siden.

1. Husk 80/20-reglen – og kortlæg jeres arbejdsgange

Når man indfører en ny teknologi, handler 80 procent om alt det rundt om – og kun 20 procent om selve teknologien:

"80/20-reglen er en yderst vigtig tommelfingerregel at huske: Når man indfører en ny teknologi, handler det langt fra kun om, hvorvidt dimsen virker og kan det, den skal. Mindst 80 procent handler om at få den passet ind i organisationen og arbejdsgangene – eller få arbejdsgange lavet om – og få medarbejdere kompetenceudviklet, lært borgerne at bruge den, skabt en adfærdsændring og alt andet, der skal være med til at skabe forandringen," siger Majken Præstbro.

Forandringen kommer først efter lang tids øvelse i at gøre det nye. Selve brugen af løsningen er den mindste udfordring, uddyber hun.

Tal og fakta fra Innovationsbarometeret: Brug ny teknologi

Det handler også om at tænke situationen igennem, hvor borgerne skal bruge teknologien. Majken Præstbro nævner et eksempel med en seng, der kunne 'alt muligt hjælpsomt', men som den ældre borger ikke ville bruge, fordi hun plejede at sove med hunden i sengen.

Hun var bange for, at sengen ville skade hunden.

"Det er et eksempel på 80/20-reglen, og at vi skal huske at tænke hele vejen rundt, når vi indfører en ny teknologisk løsning," siger Majken Præstbro og fortsætter: "Løsningen påvirker både arbejdsgangen hos medarbejderne og borgerens hverdag."

Inviteret af MedTech Innovation Consortium (MTIC) har hun tidligere deltaget i et implementeringsforløb, hvor Skanderborg Kommune gennemgik den konkrete arbejdsgang, da kommunen overvejede at indføre medicindispensere hjemme hos ældre og handicappede borgere.

"Sådan en dispenser opstår jo ikke på magisk vis lige pludselig ude på sofabordet hos borgerne. Hvordan finder man ud af, hvilke borgere der kan bruge den, og hvordan får man lægen til at ordinere dosisdispenseret medicin? Hvem skal reparere eller udskifte dispenseren, når den går i stykker, eller behovet ændres? Hvem skal lære fru Jensen at bruge den, og hvordan bliver både hun og medarbejderen tryg ved det?" spørger Majken Præstbro.

"Hvilken dispenser skal hun have? For hvis hun har gigtplagede fingre, kan hun ikke trykke på den knap, som andre kan. Hvordan ændrer det arbejdsgangene i alle led i forhold til nu, hvor en sygeplejerske manuelt dispenserer piller i blå plastik-etuier?"

I implementeringsforløbet nåede deltagerne frem til, at det indimellem mere er en 90/10-regel end en 80/20-regel, forklarer Majken Præstbro:

"Pointen er, at en lang række forhold, dynamikker og arbejdsgange ændrer sig, selvom man måske sidder og tænker: 'Den er smart, den køber vi – lad os bestille 100 hjem og tage den økonomiske gevinst med det samme i regnearket'. Det er ikke bare et easy fix, men et spændende og grundigt arbejde med at tænke hele opgaven igennem. Det skal man være opmærksom på, inden man tager teknologien ind."

Det bør du gøre: 

• Kortlæg arbejdsgange – og skab et overblik over, hvordan de vil forandre sig, når du implementerer en ny teknologisk løsning.
• Tegn borgeren i centrum med medarbejderne, de pårørende, teknologien, ledelsen, organisationen og arbejdsgangene rundt om.
  
  

2. Vær vedholdende som leder – og afsæt tid til implementering

Det er ledelsen, der beslutter, om en ny teknologisk løsning skal ind, og ledelsen har også ansvaret for at tale forandringsbehovet op. Og ledelsen skal være vedholdende, understreger Majken Præstbro:

"Vi finder igen og igen vedholdenhed som den vigtigste parameter, når vi spørger ledere, hvad der gjorde, at de lykkedes med at implementere ny teknologi. Det er meget afgørende for succesraten," siger hun.

Samtidig understreger Majken Præstbro, at ledelsen altid skal kunne besvare spørgsmålet 'hvorfor?': Hvad er formålet med, at vi køber det her, hvorfor skal vi til at bruge den her, hvorfor er det nødvendigt?

"Det spørgsmål skal man som leder kende svaret på. Og man skal blive ved med at minde medarbejderne om, hvorfor vi gør det: Det kan være, at den nye løsning øger patientsikkerheden, frigør ressourcer, øger kvaliteten, skaber større livskvalitet hos borgeren eller noget femte," siger relationschefen.

"Ledelsen skal også sørge for at italesætte, hvad den nye teknologi gør ved medarbejdernes faglighed og faglige identitet: Hvordan kan de med den nye løsning udøve et mindst lige så godt stykke arbejde – af mindst lige så høj faglig kvalitet – som før?" fortsætter hun.

Nogle medarbejdere opfatter eksempelvis omsorgsarbejde som at være der fysisk og selv give fru Jensen pillerne. Måske skal den forståelse til debat blandt kollegerne, så de finder en fælles ny forståelse af, hvordan de nu skal give omsorg, når pillemaskinen gør en del af arbejdet.

En af de allervigtigste opgaver for ledelsen er at sikre tid, ressourcer og rum til, at den nye teknologiske løsning kan blive implementeret ordentligt. Og etablere en supportlinje, så medarbejderne ved, hvem de skal sige det til, hvis noget går galt.

"Implementering, implementering, implementering. Det er så vigtigt. Det er ikke nok bare at undersøge markedet og købe en dims. I det omfang, man ikke selv udvikler løsningen, begynder det hele nærmest først, når man har købt den," siger Majken Præstbro og nævner eksempler på teknologiske løsninger, der har stået og samlet støv, fordi de er købt ind uden en plan for, hvordan de skulle tages i brug.

"At lave en forandring kræver tid både inden, der sættes gang i forandringen, og undervejs. Ledelsen er afgørende i den proces. Uden et konstant ledelsestræk er der risiko for, at implementering glider ud af fokus til fordel for driftsopgaver," siger Majken Præstbro og fortsætter: "Det er også ledelsens opgave at prioritere indførelsen af nye løsninger bort, hvis der ikke er tid til det."

Det bør du gøre: 

• Prioritér forandringsledelse. Sørg som leder for at have klare svar på 'hvorfor?', tal forandringsbehovet op – og vær vedholdende. Og sig det så en gang til.
• Afsæt tid og ressourcer til implementering. Implementeringsprocessen slutter ikke, når indkøb er i hus – den begynder først der. Allerhelst har I øvet jer på den fremtidige opgave forinden.
  
  
  

3. Stil op til sparring for hinanden

Mange offentlige arbejdspladser står med enslydende udfordringer. De erfaringer, der mange steder bliver gjort med nye teknologiske løsninger, bør deles, mener Majken Præstbro:

"Det handler både om spredning og skalering af konkrete, velafprøvede teknologiske løsninger og om videndeling af det, man har lært undervejs. Især lederne har brug for sparring hos andre, der står i samme situation. De, der tager sig tiden til det og får ringet til en anden, oplever det som utrolig hjælpsomt," siger hun.

Virksomhederne, der udvikler og sælger de teknologiske løsninger, kan også være rigtigt gode sparringspartnere. De har set problemerne opstå andre steder og kan hjælpe undervejs i implementeringen eller give dig et tip til, hvem du kan ringe til og rådføre dig.

Det handler altså både om at kigge sig rundt efter, hvad man har gjort sig af erfaringer andre steder. Enten andre offentlige arbejdspladser, der har brugt samme teknologiske løsning: Hvordan implementerede I den? Hvad stødte I på af besværligheder undervejs? Eller hvis man ikke ved, hvilken teknologisk løsning, der kan løse udfordringen – så undersøge, hvad andre har gjort.

Coronakrisen har vist, at det kan lade sig gøre, forklarer Majken Præstbro. Her blev mange teknologiske løsninger pludselig implementeret og lynskaleret, eksempelvis videokonsultation hos praktiserende læger og digitale platforme, hvor socialforvaltningen kan møde borgere med sociale og psykiske udfordringer.

"Alle har kigget på hinanden: Hvordan gør vi det, hvordan skal vi indføre det her? Det har lige pludselig kunnet lade sig gøre meget hurtigt," siger Majken Præstbro.

"Den viden og læring skal vi fastholde og huske, når coronakrisen engang er drevet over. Spørger du mig, er den vigtigste læring, at det lykkedes, fordi vi havde en fælles opgave, som vi var enige om at formulere og skulle løse hurtigt og samtidigt. Vi var for eksempel enige om, at teknologier til at skabe fysisk afstand til borgerne var nødvendige," fortsætter hun.

Egentlig er det bare at gribe knoglen og ringe til kolleger andre steder, forklarer Majken Præstbro. Selvfølgelig oftest først dem, man kender og har telefonnummeret på. Hvis man skal sætte det lidt bedre i system, kan man som kommunal arbejdsplads for eksempel rådføre sig ved KL.

Få hjælp til at dele eller genbruge en løsning med COI's Spredningsguide, som bygger på forskningsmæssig evidens om, hvad der virker.

Prøv COI's Spredningsguide

Det bør du gøre:

• Del din viden og erfaringer med andre – og opsøg selv andres viden og erfaringer, hvis du ønsker at løse en udfordring med implementering af en teknologisk løsning.
• Undersøg, hvordan andre har løst en lignende udfordring. Der er stor værdi at hente i at dele og genbruge velafprøvede, teknologiske løsninger.