Innovation i offentlig-privat samarbejde
Der er stor værdi ved innovation i offentlig-privat samarbejde.
Når offentlige organisationer og private virksomheder samarbejder om innovation, skaber det værdi både for den enkelte offentlige organisation, virksomheden og samfundet.
CO-PI kan hjælpe dig med at lykkes med innovation i offentlig-privat samarbejde.
Det gør vi ved at udvikle værktøjer og ressourcer – og ved at hjælpe direkte med fx sparring og oplæg.
Skaleringsprocesser skaber volumen og højde
Den offentlige sektors indkøbsmuskel er stor og kan udnyttes bedre, især hvad angår innovative offentlige indkøb.
CO-PI's skaleringsprocesser samler flere offentlige aktører om én fælles udfordring – og sikrer større volumen og mere innovationshøjde, så flere og mere innovative løsninger kan udvikles og implementeres.
Skab skala i innovative offentlige indkøbHvorfor er innovation i offentlig-privat samarbejde vigtigt?
Vi står over for komplekse samfundsudfordringer – fx klimakrisen og den demografiske udvikling – som vi kun kan løse gennem et styrket samarbejde mellem den offentlige og private sektor. Offentlig-privat samarbejde om innovation spiller derfor en afgørende rolle i de kommende års samfundsudvikling.
Offentlig-privat samarbejde om innovation er fordelagtigt for begge parter og for samfundet, da det åbner et innovationsrum, som ingen af de to sektorer ville kunne skabe alene. Et fælles arbejde om at forstå problemet og udvikle løsningerne sammen øger sandsynligheden for, at man kan drage fordel af hinandens forskelligheder.
Den offentlige part får mulighed for at udvikle løsninger, der rammer konkrete behov. Løsninger, som er gennemtestede af brugerne – borgere og medarbejdere – og målrettet kulturen og arbejdsprocesserne i den givne organisation. Private virksomheder får et indblik i reelle behov samt adgang til brugere, der kan give dem feedback på deres løsning. Derved øges muligheden for at skabe konkurrencedygtige og kvalificerede produkter, der kan skaleres.
Spørgsmål og svar om innovation i offentlig-privat samarbejde:
Offentlig-Privat Innovation (OPI) dækker over forskellige typer samarbejder mellem offentlige organisationer og private virksomheder, som har innovation som formål.
Formålet med OPI er udvikling af en ny løsning eller tilpasning af en eksisterende løsning for at adressere et problem hos den offentlige part, som tilgængelige løsninger på markedet ikke kan håndtere tilfredsstillende.
Hovedformålet i et OPI er altså innovation. Nogle OPI'er vil være omfattet af udbudsloven, andre vil ikke.
OPI, som er omfattet af udbudsloven
Hvis et samarbejde mellem en offentlig organisation og en privat virksomhed er omfattet af udbudsloven, skal samarbejdet etableres efter en af lovens procedurer.
Udbudslovens procedurer tillader forskellige former for dialog og udvikling både før udbuddet og som en del af det efterfølgende, jf. nedenstående oversigt.
Hvis indkøbets værdi af det som indkøbes, er under tærskelværdien (kfst.dk) vil der ikke være pligt til at gennemføre et egentligt udbud, og samarbejdet kan etableres gennem en mere simpel procedure.
Det kan fx være en mindre anskaffelse for sammen med leverandøren at afprøve en løsning i lille skala, før der træffes beslutning om udbredelsen til hele organisationen. Denne type OPI'er betegnes somme tider mini-OPI eller eksplorativt OPI.
Udbudsproceduren 'Innovationspartnerskaber' er særligt målrettet samarbejder om udvikling af nye løsninger, hvor man gennem et udbud indleder et samarbejde med en (eller flere) virksomheder, som både omfatter udvikling eller tilpasning af en løsning og selve indkøbet af løsningen.
OPI kan også etableres ved hjælp af en af de øvrige udbudsprocedurer, fx ved at kombinere en tidlig leverandørinddragelse/markedsdialog med en af de øvrige fleksible udbudsformer (udbud med forhandling eller konkurrencepræget dialog).
Der kan også være tale om et udbud af en udviklingskontrakt, hvor selve den ydelse, der indgås kontrakt om, er udvikling af fx en IT-løsning.
OPI, som ikke er omfattet af udbudsloven
Hvis et samarbejde ikke omfatter et egentligt indkøb eller hvis der er tale om et samarbejde om forskning eller udvikling, er der ikke pligt til at følge en procedure i udbudsloven.
Hvis der er tale om et samarbejde om forskning eller udvikling er samarbejdet dog kun udbudsfrit, hvis resultatet IKKE kun tilhører ordregiveren.
I et udbudsfrit OPI er der ofte tale om et mere uforpligtende samarbejde, som ikke omfatter en egentlig leverance mod betaling eller lignende. Det er værd at bide mærke i, at hvis resultatet af det udbudsfrie OPI senere skal anskaffes af den offentlige organisation vil anskaffelsen som udgangspunkt være omfattet af reglerne i udbudsloven.
Udbudsfrit OPI har traditionelt mest været anvendt på sundhedsområdet, og kan fx dreje sig om udvikling af tekniske løsninger eller produktinnovation.
Prækommercielle indkøb kan anvendes, hvis man ønsker at afholde en konkurrence forud for et udviklingssamarbejde, selvom der ikke er pligt til det.
Dermed sikres en bredere adgang for virksomheder til at byde ind på samarbejdet, og der kan skabes en bredere pallette af løsninger. Hvis den eller de udviklede løsninger skal anskaffes, vil der som udgangspunkt skulle afholdes et udbud efterfølgende.
Derfor vil det i mange situationer give bedre mening at anvende udbudsproceduren Innovationspartnerskab i stedet, da den offentlige organisation dermed får mulighed for at anskaffe løsningen uden at skulle afholde en ny konkurrence.
Der er fordele – men også en række ulemper – ved at indlede et udbudsfrit OPI.
Fordele
En væsentlig fordel ved et udbudsfrit OPI er, at det kan komme i direkte forlængelse af en god dialog og tage udgangspunkt i en fælles forståelse af, hvilken type løsning, der er behov for. Derfor kan man hurtigt få afklaret, om der er perspektiver for et mere formaliseret samarbejde.
- Hurtigt i gang:
Fordi man ikke behøver at bruge værdifuld tid på at lave et udbud. - Kan basere sig på en god uformel relation:
Det kan give et godt kendskab til aktører og aktuelle udviklingsmuligheder på det givne marked. - Ikke nødvendigt at udarbejde udbudsmateriale:
En kontrakt for samarbejdet, hvori der indgår vurderinger af forhold som statsstøtteregnskab og klare rammerne for samarbejdet, kan sikre en smidig og åben proces, der holder sig inden for de lovgivningsmæssige rammer.
Ulemper
Generelt er ulempen ved at komme for hurtigt i gang, at man ikke får forventningsafstemt og sat klare rammer for de forskellige faser i udviklingssamarbejdet.
Det kan fx være svar på spørgsmål som, hvilke ressourcer eller aktiviteter, der skal til for at nå frem til en løsning, som kan implementeres i den offentlige organisation – og som kan kommercialiseres af den private virksomhed.
- Der kan være lang vej til et indkøb:
Som den offentlig part skal man være bevidst om grænserne for, hvor vidtgående samarbejdet med virksomheden kan være, før der bliver tale om udbudspligt. Overskrides grænserne, kan det være nødvendigt at stoppe samarbejdet og foretage et udbud. - Har man fundet den bedst egnede partner:
Virksomheden, man har dialog med, er ikke nødvendigvis den bedst egnede til at løse opgaven. - Viden skal deles:
Hele årsagen til at man må anvende udbudsfrit OPI er, at man skal dele viden. Det kan skabe et dilemma for virksomheden, som kan finde det bekymrende at udlevere værdifulde forretningshemmeligheder.
Offentlig-privat samarbejde om innovation kræver som minimum viden om tilgangen og kendskab til konkrete værktøjer. Samtidig skal der være fokus på den tillidsfulde dialog og en klar fordeling af ansvar og ressourcer.
Det giver gode vilkår for et tæt parløb mellem de involverede private udviklere og de offentlige ledere og medarbejdere, som kender til den konkrete udfordring, der skal findes nye løsninger på.
Omfattende offentlig-privat innovationsarbejde kræver grundigere forberedelse og en større projektorganisation med forskellige, faglige kompetencer og eventuelt samarbejde på tværs af organisationen.
Overvejer eller skal du i gang med et offentlig-privat innovationsarbejde er der god hjælp at hente i en række guides og værktøjer:
Vejledning om de fleksible udbudsformer:
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om udbudsloven indeholder vejledning i gennemførelse af udbud efter de forskellige udbudsprocedurer, herunder udbud med forhandling, konkurrencepræget dialog og innovationspartnerskaber.
Procesmodel for innovationspartnerskaber:
Erhvervsstyrelsen har udviklet en procesmodel, som guider den offentlige og private part igennem fem faser af et succesfuldt innovationspartnerskab: opstart, markedsdialog, udbud, innovationsforløb og indkøb.
OPI-håndbog:
Gate21 har lavet en håndbog er til dig som offentlig myndighed, der har valgt eller overvejer at igangsætte OPI sammen med private virksomheder og/eller vidensinstitutioner Håndbogen tager dig igennem både juridiske og processuelle overvejelser, og den giver dig gode råd til arbejdet med de forskellige faser.
OPI-toget:
Et værktøj, hvor man bliver ført gennem faserne i forskellige typer processer for innovativt indkøb og offentlig-privat innovationssamarbejde. Undervejs får man viden om typiske aktiviteter, faldgruber og opmærksomhedspunkter.
Værktøjet er udviklet for Sundheds- og Omsorgsforvaltningen i Københavns Kommune.
CO-PI's skaleringsprocesser:
CO-PI's model for fællesoffentlig skalering af innovative indkøb er en metode til at skalere OPI-effekterne og et bud på, hvordan der kan skabes agil udvikling fra enkeltprojekter til nye markeder.
Modellen er udviklet af CO-PI med inspiration fra det norske Leverandørutviklingsprogram (LUP).
Toolkit for PCP og PPI:
Toolkittet indeholder værktøjer til prækommercielle indkøb (PCP) og innovativt offentligt indkøb (PPI). Det indeholder tre moduler og er målrettet formuleringen af politik og strategi, samt gennemførelsen af selve indkøbet.
Tool-kit’et er udviklet af EAFIB, som er finansieret af EU-kommissionen.
Innovation i offentlig-privat samarbejde sker allerede mange steder rundt omkring i landet. I kommuner, i regioner, i staten, i fællesskaber og klynger på tværs af sektorer.
Du kan finde din næste samarbejdspartner på CO-PI's Indkøbsliste (2021). Her får du en oversigt over aktører, der arbejder med at fremme og gennemføre innovative offentlige indkøb.
Oversigten rummer helt, delvist eller indirekte offentligt finansierede aktører, partnerskaber og klynger, der arbejder konkret med at udvikle innovative offentlige-private samarbejder og med at understøtte eller gennemføre innovative offentlige indkøb.
Den offentlige indkøbsdagsorden har et potentiale, der kan styrke det offentligt-private innovationssamspil. Her findes et innovationsrum, som ikke udnyttes fuldt ud i dag.
Et innovativt offentligt indkøb tager udgangspunkt i et problem eller behov. Processen foregår i samspil med private virksomheder, og formålet er udvikle nye løsninger, der ikke findes på markedet i forvejen.
I et innovativt indkøb bliver leverandørerne inddraget tidligt i processen og er med til at udvikle ideer og afdække behov. Det kræver flere ressourcer og tager længere tid at lave et innovativt indkøb i forhold til mere traditionelle indkøb.
Til gengæld er der mulighed for at imødekomme nogle af de komplekse udfordringer, vores samfund står overfor.
Ved at arbejde med innovative indkøb kan de offentlige indkøbere i samarbejde med private virksomheder skabe nye løsninger, der tackler udfordringer fx inden for ældreområdet, klima eller miljø.
Materialer og værktøjer til offentlig-privat innovation:
Har du brug for hjælp eller sparring?
CO-PI er klar til at hjælpe dig med dit innovationsarbejde, fx i form af sparring og oplæg. Kontakt os, så vender vi retur hurtigst muligt.