Hvad er innovative offentlige indkøb?

Overvej at lave et innovativt offentligt indkøb, når der er et behov, som ingen løsninger endnu imødekommer. Processen kan godt igangsættes, selvom behovet endnu ikke står helt skarpt – fx hvis problemet er komplekst og/eller hvor løsningen ikke er et nyt udbud eller indkøb af en løsning, man er vant til at bruge. 

Når behovet er afdækket, kan processen om det innovative offentlige indkøb resultere i et indkøb af en eksisterende løsning, der tilpasses og bruges på nye måder i organisationen. 

Behovet for nye løsninger kan også sætte gang i en proces, hvor der etableres et offentligt-privat samarbejde om at udvikle en innovativ løsning på problemet. En løsning, som en privat virksomhed er med til at udvikle og senere leverer.

Typisk vil et innovativt offentligt indkøb kræve både en mere udforskende proces og et tværfagligt samarbejde i eller mellem organisationer, end de klassiske indkøb af kendte produkter til kendte behov.

I den indledende fase, hvor behovet afdækkes, er det vigtigt at involvere brugerne og lave grundig behovsafdækning. Her er det også en god ide at involvere leverandører så tidligt som muligt i processen, da de har god viden om eksisterende løsninger og muligheder på markedet.

Når behovet står skarpt, bliver det også lettere at træffe valg om proces for indkøb og evt. udbud – og senere igen formulering af krav til den ønskede løsning, evaluering af proces og værdi samt implementering af løsningen.

Markedsdialog opfattes nogle gange som en meget formel udbudsretslig mulighed for at være i dialog med markedet i forbindelse med et konkret udbud. Men der er meget bredere muligheder for markedsdialog.

Markedsdialog omfatter den dialog, som 'ordregiver' (dvs. den offentlige aktør) i alle indkøbets faser på forskellige måder har med en eller flere leverandører.

Jo tidligere i en indkøbs- og udbudsproces, man indgår i markedsdialog, desto bredere er mulighederne. 

Tidlig markedsdialog – før udbuddet

Tidligt i en indkøbsproces kan markedsdialogen med virksomhederne være med til at kvalificere behovene hos den offentlige aktør og være en anledning til at få et overblik over de løsningstyper, som markedet besidder eller kan tilvejebringe.

Dialogen med markedet kan (som minimum) skabe overblik over, hvilke løsninger der allerede er udviklet, hvilke løsningstyper der er inden for umiddelbar rækkevidde, og hvilke der kræver mere omfattende udviklingsressourcer. 

Der er ikke nogen præcis opskrift på, hvilke aktiviteter der udgør en markedsdialog. Eksempler på aktiviteter i en tidlig markedsdialog:  

• Åben invitation til at give input til den offentlige aktørs opgavevaretagelse på et konkret område, fx via hjemmeside.
• Afholdelse af plenummøde, hvor alle interesserede er velkomne. Invitationen kan formidles som en forhåndsmeddelelse, og hvis der allerede tidligt er planer om et udbud kan genstandsfeltet beskrives mere eller mindre snævert.
• Skriftlig høring med udgangspunkt i en overordnet eller mere specifik beskrivelse af den udfordring man står overfor. Høringen må gerne gælde tekniske krav, når blot man ikke formulerer krav, der usagligt begrænser konkurrencen.  

I løbet af markedsdialogen vil der opstå viden, som er relevant for og skal deles med flere virksomheder, når der laves et udbud. Det er derfor vigtigt at dokumentere den viden der skabes undervejs i forløbet, så den er nem at dele i forbindelse med et udbud. Det kan fx være i form af udarbejde rapporter, der skal offentliggøres, referater af møder mv. 

Markedsdialog – efter udbuddet

Efter udbuddet er offentliggjort, er der begrænsede muligheder for dialog frem til afgivelse af (første) tilbud:

1. Den offentlige aktør kan meddele supplerende oplysninger til udbudsmaterialet. Supplerende oplysninger kan både være oplysninger, der supplerer eller præciserer udbudsmaterialet.  
2. Den offentlige aktør har mulighed for at foretage visse ændringer i udbudsmaterialet. Uvæsentlige ændringer er tilladte, mens væsentlige ændringer kræver en forlængelse af fristen. Det er ikke muligt at foretage ændringer af grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.  

Når behovet skal omsættes i et indkøb, skal behovene omsættes til krav. Dette er ikke mindst relevant, når indkøbet forudsætter et udbud.

Når man kommer tættere på et indkøb, skal man stille spørgsmål, som er tættere på en løsning – fx om, hvad en løsning skal kunne, og hvilken funktion der efterspørges.

Det er også relevant at overveje, hvordan den skal leveres, og hvilke ydelser eller services der knytter sig til den. 

Samtidig er det nødvendigt at overveje, hvordan man vil vælge mellem forskellige leverandører af løsninger: Hvilke kriterier kan være med til at identificere henholdsvis den gode løsning og den gode leverandør?

Stor fleksibilitet i formulering af krav

Rent udbudsteknisk er der stor fleksibilitet i den måde, man kan formulere sine krav og ønsker. Men det er mindst lige så vigtigt at overveje, hvordan man sikrer, at en leverandør og samarbejdspartner får mulighed for at bidrage med sin viden og kompetencer i tilrettelæggelsen af opgave.

Man skal med andre ord overveje, hvem der er den rigtige til at fastlægge detaljerne i opgaveløsningen: Er det dig som kunde og ordregiver, eller er det den virksomhed, som skal levere løsningen?

Forsimplet kan der skelnes mellem følgende typer af krav i et udbud:

• Krav som er en del af udbudsproceduren, herunder de tildelingskriterier som opstilles. Her er det vigtigt at fastlægge hvor meget dialog og samudvikling, der er behov for som led i processen, og sikre at kravene ikke indskrænker dette.
• Krav som er en del af kontrakten, dvs. krav til løsningen og samarbejdet når kontrakten er indgået:
  • Krav til løsningen: Ønsker man at købe en konkret løsning eller snarere et udviklingsforløb, som sigter på et bestem resultat. Desuden skal det overvejes hvad man ønsker at diktere om løsningen, og hvor det er muligt at give metodefrihed (hvor ved leverandøren bedst).
  • Krav til samarbejdet: her skal det overveje hvordan vi får det gode samarbejde, dvs. på hvilket niveau skal dialogen og samarbejder foregå, og hvad skal rammerne for det være.

Et innovativt offentligt indkøb er ikke slut, når kontrakten er underskrevet og fakturaen betalt. Den fulde værdi af det innovative offentlige indkøb realiseres kun, hvis der også er fokus på implementering af den indkøbte løsning.

Implementering af nye løsninger sker gennem aktiviteter, der understøtter, at løsningen bliver en del af hverdagen: Hvad kan hjælpe løsningen til at blive hverdag, og hvad står i vejen for at innovationen bliver hverdag?

At implementere løsninger forudsætter, at der prioriteres ressourcer og ledelsesmæssigt fokus til implementeringsarbejdet. Ellers er der stor risiko for, at hele processen om det innovative offentlige indkøb bare har været en god proces for de involverede, men ikke skaber blivende værdi.

Implementering hjælpes på vej ved at tænke det ind tidligt som en del af processen om det innovative indkøb. Fx ved at lægge en plan for implementeringsarbejdet og ved at afklare, hvem der har hvilke roller i implementeringsarbejdet: Hvad skal hvem gøre i den offentlige organisation? Hvad er leverandørens rolle?

Får man tidligt koblet evaluering på processen i et innovativt offentligt indkøb, giver det mulighed for løbende at træffe vidensbaserede valg i takt med, at behovsudforskningen står tydeligere.

Evalueringsviden kan samtidig bidrage til at formulere krav i et evt. udbud.

Et tidligt blik på evaluering gør det også nemmere afslutningsvis at vurdere, om et innovativt offentlig indkøb faktisk har løst det problem, man har identificeret, og skabt den værdi, man sigtede på at skabe. 

Endelig bliver det nemmere for andre at genbruge indkøbet og løsningen. Hvis man har en evalueringsbaseret fortælling om værdien af løsningen (hvilken målgruppe har oplevet hvilken værdi på baggrund af hvilken investering), er det nemmere for andre offentlige aktører at indkøbe og anvende samme løsning, hvis de har samme behov. 

→ Få hjælp til og viden om evaluering af innovation